Neue Regeln für Elektronische Rechnung

Bisher berechtigten elektronische Rechnungen nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie entweder mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen sind oder die Rechnungsübermittlung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) erfolgt. Aufgrund einer EU-rechtlichen Vorgabe wird dies seit 1.1.2013 wesentlich erleichtert.

Unter einer elektronischen Rechnung versteht man eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Wird eine Papierrechnung eingescannt und elektronisch versendet, gilt dies auch als eine elektronische Rechnung. Es ist jedoch zu beachten, dass auf der Papierrechnung auf die elektronische Übermittlung verwiesen wird.
Bei Elektronischen Rechnungen muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer immer gewährleistet sein. Unter Unversehrtheit des Inhalts versteht man, dass die gesetzlich erforderlichen Rechnungsinhalte nicht geändert wurden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellenden oder leistenden Unternehmers. Weiters ist stets die Zustimmung des Rechnungsempfängers für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung einzuholen

Übermittlung von elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen können nun

  • als E-Mail
  • als E-Mail-Anhang
  • als Internet-Download
  • als pdf-Datei
  • als reine Textdatei

übermittelt werden, sofern sämtliche gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung auch darin vorhanden sind.

Um den Vorsteuerabzug sicherzustellen, muss der Unternehmer lediglich durch ein „innerbetriebliches Steuerungsverfahren“ gewährleisten, dass der Zahlungsanspruch an den Rechnungsaussteller zu Recht besteht. Dabei handelt es sich schlichtweg um die allgemein übliche Rechnungsprüfung, wie sie jedes Unternehmen durchführt. Die bisher gestatteten sicheren Übermittlungswege bleiben weiterhin möglich.

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