Wann ist eine Erklärung per Fax oder E-Mail zeitgerecht?

Zu spät zugegangene Erklärungen, wie etwa Kündigungen, können unangenehme Folgen haben. Von erheblicher Bedeutung ist deshalb, wer das Risiko der korrekten Übermittlung trägt.

Eine Erklärung gilt als zugegangen, wenn der Empfänger davon Kenntnis nimmt. Außerdem ist eine Erklärung auch dann zugegangen, wenn sie in den „Machtbereich“ des Empfängers gelangt ist und er sich unter normalen Verhältnissen vom Inhalt Kenntnis verschaffen konnte. Bezüglich Erklärungen, die per Fax oder E-Mail übermittelt werden, hat der Oberste Gerichtshof folgende interessante Entscheidungen getroffen:

Sendebestätigung ist kein Beweis für Zugang

Ein Fax gilt erst dann beim Empfänger als zugegangen, wenn es während der Geschäftsstunden des Empfängers mit einem Signaleingang einlangt, ansonsten am Beginn des nächsten Arbeitstages. Erst dann geht das Übermittlungsrisiko auf den Empfänger über. Ein „o.k.-Vermerk“ eines Fax-Sendeberichts ist allenfalls ein Indiz für den Zugang, nicht aber ein Beweis.

E-Mail-Sendeprotokoll ist kein Beweis für eine erfolgreiche Zustellung

Bei der Datenübermittlung per E-Mail gilt, dass die Zustellung erfolgreich ist, sobald das E-Mail vom Empfänger in seiner Mailbox abgerufen werden kann. Auch hier ist das Sendeprotokoll bestenfalls ein Indiz für den Zugang, aber kein Beweis. Lassen Sie sich deshalb den Empfang des E-Mails immer bestätigen. Die Verknüpfung der Übermittlung mit einem automatischen Antwort-Mail des Empfängers kann hier Abhilfe schaffen.
Eine abgesendete E-Mail oder ein abgesendetes Fax kann also manchmal erst am nächsten Arbeitstag als zugegangen gewertet werden.

Vorsicht: An das Finanzamt sind Anbringen (z.B. Berufungen) immer schriftlich, das heißt postalisch, per Fax oder via FinanzOnline, zu übermitteln. Die Übermittlung per E-Mail ist nicht vorgesehen und kann zur Versäumung von Fristen führen!

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