Digitale Betriebsprüfung in Apotheken

Die Zeiten, in denen sich Betriebsprüfer durch Berge von Belegen wälzten und auf Papier ausgedruckte Buchhaltungskonten durchforsteten, sind längst vorbei. Seit 2001 besteht die Verpflichtung, die Daten einer Apotheke in digitaler Form zu archivieren.

Die meisten Apotheken haben POS-Warenwirtschaftssysteme, bei denen jeder Verkaufsvorgang an der Kassa auch zu einer entsprechenden Buchung im Warenwirtschaftssystem führt. Einige wenige Apotheken haben nur ein POR-Kassensystem oder verzichten gänzlich auf eine EDV-Unterstützung. Wenn allerdings eine EDV-mäßige Erfassung der Daten vorliegt, dann sind diese Daten auf Verlangen auch der Finanz zu übergeben.

In elektronischer Form werden gefordert:

  1. Kassajournal: Das Kassajournal enthält sämtliche Kassabewegungen in chronologischer Reihenfolge.
  2. Kassenbons: Der Kassabon enthält die Details zu jedem Geschäftsvorfall (Produkte, Rechnungsbetrag).
  3. Lagerbewegungsjournal: Aus dem Lagerbewegungsjournal sind sämtliche Warenbewegungen (Lagerzu- und Lagerabgänge, Inventur) ersichtlich.
  4. Ausgangsrechnungen: Liste der Ausgangsfakturen, sofern sie über das Warenwirtschaftssystem ausgestellt werden.
Die Daten werden der Betriebsprüfung in Form von Textdateien zur Verfügung gestellt. Die genaue Form der zu erstellenden Textdateien ist allerdings im Gesetz nicht definiert. Das Kassajournal muss zumindest für jeden einzelnen Geschäftsvorfall die Rechnungsnummer, das Datum und die genaue Uhrzeit der Erfassung sowie den Rechnungsbetrag enthalten.

Prüfungen durch die Finanz

Die Finanzverwaltung verfügt über eine eigene Software, mit der sie innerhalb kürzester Zeit riesige Datenmengen analysieren kann. Die wesentlichen Prüfungshandlungen durch die Finanz betreffen:Abweichungen Kassadaten und Warenwirtschaftssystem:
  • Abstimmung der Warenbewegungen mit den Umsatzerlösen im Kassasystem. In einem weiteren Schritt kommt es zum Abgleich der Umsätze aus dem Warenwirtschaftssystem mit den Daten aus der Finanzbuchhaltung.
  • Lückenanalyse: Überprüft wird, ob Lücken bei Rechnungs- oder Belegnummern bestehen und ob Kassaeinnahmen und Ausgangsrechnungen vollständig erfasst sind.
  • Inventurüberprüfung: Abstimmung der Warenzu- und -abgänge mit den tatsächlichen Inventurdaten.
Aufgrund der Erfahrungen der letzten Monate und der Gespräche mit Finanzbeamten kann man davon ausgehen, dass die digitale Betriebsprüfung in der nahen Zukunft noch stärker eingesetzt wird.

Wie Sie sich vorbereiten

Schulung der Mitarbeiter: Wichtig ist die Schulung Ihrer Mitarbeiter und deren Kenntnis der Warenwirtschaftssysteme. Die meisten Fragen der Finanz beziehen sich auf Fehler des Personals, wie etwa fehlerhafte Verbrauchsbuchungen, Lagerkorrekturen, Stornierungen.

Dokumentation: Dass im Apothekenalltag Stornierungen oder Fehlbuchungen vorkommen ist selbstverständlich. Unerlässlich ist allerdings, dass Fehlbuchungen oder Stornos zu dokumentieren sind und so auch gegenüber dem Prüfer erklärt werden können.

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